yoann nussbaumer

Vous pensiez avoir tout organisé, tout planifié. Vous vous étiez même prévu une marge d’erreur confortable, mais les circonstances ont contrecarré tout ce que vous aviez si soigneusement prévu! Aujourd’hui ce que vous vouliez éviter est arrivé : votre projet a pris du retard.

Mon objectif n’est pas de lister tous les moyens pour éviter d’être en retard dans un projet informatique, mais plutôt de réfléchir à la meilleure manière de gérer cette situation délicate en tant que chef de projet. Pour cela, je vous propose 3 angles de vues : celui du chef de projet (vous), du client et des membres de votre équipe de production.

Avant de débuter le projet, vous pensiez certainement avoir tout prévu, mais au fil du temps vous vous êtes rendu compte qu’un certain nombre d’éléments n’ont pas été pris en compte dans la planification : facteur humain, problèmes techniques, fournisseurs défaillants, peu importe (c’est relatif). L’important est désormais de gérer au mieux ce retard pour limiter les conséquences qu’il peut avoir : insatisfaction du client, coût financier, retard dans le planning global de production, image de la société, démotivation des équipes, etc.

Une règle simple s’impose : vous devez communiquer avec le client. Il n’y a rien de pire qu’un client qui n’a pas d’informations sur l’avancement de son projet en retard. Même s’il ne prend pas le temps de vous appeler, vous devez prendre les devants et lui donner des nouvelles. Quotidiennement si il le faut! Cela fait partie de votre job de chef de projet d’assurer les délais pour vos clients, et d’en assumer les conséquences en cas d’échec. Dans tous les cas, la politique de l’autruche est à proscrire : « tant qu’il n’appelle pas, tout va bien … », c’est désastreux pour l’image de votre société et cela ne fera qu’empirer les choses. Votre client ne manquera pas de relever cette attitude …

Mettez vous à sa place : le retard pris, l’oblige lui aussi, à décaler tout son planning. Si vous avez déjà eu ce genre de problème, vous savez le stress que ça peut générer … Il est donc impératif de le rassurer et de lui assurer que tout est fait pour que son projet soit bouclé le plus rapidement possible. Pour autant, lorsque que vous devez donner une nouvelle date de livraison, ne soyez pas trop optimiste juste pour faire plaisir au client ! Il vaut mieux annoncer une date plus lointaine mais réaliste, même si vous aurez sûrement du mal à la faire accepter. Expliquer au mieux la situation au client est sans doute ce qui permet de garder le maximum de crédibilité à ses yeux … Si vous repoussez plusieurs fois de suite une échéance, nul doute que vous allez perdre la confiance de votre client, alors que c’est l’inverse dont vous avez besoin. Il doit justement sentir que vous avez les choses en main et que vous livrerez à coup sûr à la nouvelle date de fin de projet.

S’occuper du client c’est bien, mais l’équipe de production a également besoin d’être prise en main. Elle subit, elle aussi, le stress des délais, et n’a certainement qu’une envie : terminer et pouvoir passer à autre chose, surtout s’il s’agit d’un projet de longue durée. Il est donc très important de l’écouter, de la rassurer mais également de lui fixer de nouveaux objectifs réalistes et de les valider avec elle. Votre but est de la stimuler pour qu’elle se dépasse et achève le projet aussi rapidement que possible. Veillez tout de même à ménager votre équipe pour que la fatigue et l’énervement ne diminuent pas fortement son rendement.

Pour raccourcir les délais de livraison, un certain nombre d’actions peuvent être envisagées, notamment celles de renforcer l’équipe de production. C’est à vous d’évaluer si il est plus intéressant, d’un point de vue financier mais aussi en terme d’image, d’intégrer de nouvelles ressources dans l’équipe ou de payer des pénalités de retard. Si vous décidez de renforcer votre équipe, n’oubliez surtout pas d’en informer votre client, c’est une information positive à lui communiquer, et dans ce genre de situation, elles sont les bienvenues !

Par contre, ne négligez surtout pas le temps nécessaire à de nouveaux collaborateurs pour « rentrer dans le projet », il est à prendre en compte impérativement dans vos prévisions. Préférez des collaborateurs qui sont dans l’entreprise et qui connaissent son fonctionnement plutôt que des intervenants externes, sauf si vous pensez qu’une vision neuve du projet peut s’avérer utile. Cela peut être le cas pour un projet « embourbé » dans les problèmes techniques où un consultant expert dans le domaine peut parfois sauver la situation.

Une fois votre projet bouclé, une réunion de fin de projet s’impose pour analyser les causes du retard. Les points faibles de l’organisation doivent être relevés et surtout, des actions concrètes pour les corriger doivent être menées. L’objectif de ce type de réunion étant bien entendu d’éviter de se retrouver dans la même situation pour un prochain projet, et non de désigner des coupables … N’oubliez surtout pas de remercier vos équipes pour le travail qu’elles ont accompli. En effet, un peu de reconnaissance leur permettra d’attaquer un nouveau projet plus sereinement.

Un conseil pratique : faites un court résumé des points importants de cette réunion, et envoyez le par email à tous les acteurs du projet. Au mieux, tout le monde le lira et en prendra note, au pire, personne ne le lira, mais vous aurez pris le temps de tout mettre par écrit, ce qui n’est pas une si mauvaise chose !

Il n’existe pas de recette miracle pour gérer un retard de projet. La seule « vérité » qui soit, c’est que la communication joue un rôle central dans ce genre de situation. C’est avant tout votre capacité à communiquer et à gérer vos ressources qui prime.